DINAMIKA ORGANISASI

1.     ORGANISASI FORMAL vs ORGANISASI INFORMAL

Menurut Argyris Perbedaan karekteristik dari Organisasi tersebut adalah:

FORMAL	INFORMAL
Hubungan antara atasan & bawahan ditentukan peraturan	Hubunngan antara atasan dan bawahan berdasar kebutuhan masing-masing
Pemimpin ditetapkan	Pemimpin dipilih berdasarkan kesepakatan
Pengendalian perilaku melalui pemberian balas jasa dan hukuman	Pengendalian melaui pemenuhan kebutuhan
Bawahan sangat tergantung pada atasan	Kurang tergantung pada pimpinan

2.     FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI

Manusia melakukan kegiatan dan bereaksi terhadap kegiatan orang lain dalam organisasi baik dari pimpinan atau sesame anggota, ini menyebabkan timbulnya bermacam-macam dinamika perilaku dalam organisasi.

Sebagai Wadah, dapat dikatakan bahwa organisasi bersifat memberikan adanya suatu kepastian dan ketentuan tentang pelaksanaan hubungan kerja antara manusia.

Sebagai Proses, dapat dikatakan organisasi bersifat dinamis sebab itulah  ia hidup, selalu bergerak, berkembang dan berubah-ubah. Adanya sifat dinamis ini dipengaruhi oleh beberapa factor, antara lain:

a.      FAKTOR INTERN (DALAM)

♣  Tujuan

♣  Manusia-manusia

♣  Tata hubungan

b.      FAKTOR EKTERN (LUAR)

a.      NON FISIK

♥   Bersifat Konstitusional-politis

      Contoh: UUD, Tap MPR, KEPRES, SISTEM PEMERINTAHAN

♥   Bersifat Sosial-politis

Contoh: Partisipasi masyarakat, Parpol, Susunan hidup masyarakat, Peranan kelompok.

                              ♥  Bersifat Sosial-ekonomi

Contoh: Kondisi hidup penduduk, Sumber penghasilan, umlah penduduk, Lapangan kerja.

      ♥   Bersifat Sosial-religius

Contoh: Pengaruh Agama, Hubungan pemeluk agama, Organisasi keagamaan.

      ♥   Bersifat Sosial-kultur

Contoh: Tingkat kecerdasan berpikir.

      ♥   Bersifat Teknik-teknologis

Contoh: Penemuan teknologi

b.      BERSIFAT FISIK

Misalnya: Faktor letak, Keadaan Alam, Daerah, Sumber-sumber Alamiah, Keadaan Iklim dan Cuaca.

3.     DINAMIKA KONFLIK

Pada hakekatnya konflik adalah pertarungan menang kalah antara kelompok atau perorangan yang berbeda kepentingan satu sama lain dalam organisasi, timbulnya konflik atau pertentangan diakibatkan komunikasi dan informasi  dalam organisasi  tidak menemui  sasarannya.

JENIS-JENIS KONFLIK BERDASAR PERANAN:

            ♦ Konflik Peranan (Person Role Conflict)

            ♦ Konflik antar Peranan (Inter-role Conflict)

Timbul akibat satu orang menjabat dua atau lebih fungs yang bertentangan

            ♦ Konflik Pemenuhan harapan (Intersender Conflict)

               Memenuhi harapan dari beberapa orang

♦ Konflik akibat informasi tidak sesuai (Intrasender Conflict)

JENIS KONFLIK MENURUT PIHAK YANG BERTENTANGAN:    

►Konflik dalam diri sendiri

►Konflik antar individu

►Konflik antar individu denngan kelompok

►Konflik antar kelompok dengan organisasi

►Konflik antar organisasi

SUMBER UTAMA KONFLIK: Kebutuhan membagi sumberdaya terbatas Perbedaan tujuan Saling tergantungnya kegiatan kerja Perbedaan nilai atau persepsi Kemenduaan organisasional Gaya Individual

EMPAT PENYEBAB KONFLIK: Tujuan tidak sesuai dengan harapan Peralatan  atau alokasi sumberdaya yang tidak sesuai Masalah yang tidak jelas Perbedaan persepsi

EMPAT BIDANG STRUKTUR YANG SERING KONFLIK: Konflik Hirarkis (antar berbagi tingkatan organisasi) Konflik Fungsional (antar berbagai departemen) Konflik Lini-Staff Konflik Formal-Informal

4.     TEORI MOTIVASI

Motivasi adalah keadaan dalam pribadi seseorang yang mendorong keinginan individu untuk melakukan kegiatan-kegiatan tertentu guna mencapai tujuan. Motivasi dapat dibedakan menjadi motivasi internal dan motivasi ekternal.

Motivasi yang muncul atas kebutuhan dan keinginan yang ada dalam diri seseorang akan menimbulkan motivasi internal.

Motivasi internal:

1. Motivasi Fisiologi

Merupakan Motivasi alamiah contohnya: Lapar & Haus

2. Motivasi Psikologis

■ Motivasi Kasih Sayang (Affectional motivation)

(menciptakan kehangatan,  keharmonisan)

■ Mempertahankan diri (Ego-defensive motivation)

            (melindungi kepribadian, mendapatkan kebanggaan)

■ Memperkuat diri (Ego-bolstering motivation)

            (mengembangkan kepribadian, berprestasi

5.     KEPEMIMPINAN

Perkembangan teori kepemimpinan:

a.      Teori Sifat Kepemimpinan

Dimulai dengan memusatkan pada pemimpin itu sendiri, kepemimpinan berhubungan dengan kualitas individu bukan fungsi situasi teknologi atau masyarakat. Keith Davis membagi empat cirri utama kesuksesan seorang pemimpin:

► Kecerdasan

► Kedewasaan social dan hubungan social luas

► Motivasi diri dan dorongan berprestasi

► Sikap-sikap hubungan manusiawi

b.      Teori Kelompok

Dikembangkan atas dasar ilmu psikologi social, teori ini berpendapat untuk mencapai tujuan harus ada pertukaran positif antara atasan dan bawahan.

c.       Teori Situasional

Pendekatan kedua teori diatas kurang menyeluruh oleh sebab itu  teori dialihkan pada aspek situasional kepemimpinan. Fred Fiedleer mengajukan sebuah model dasar situasional dikenal dengan “Contingency model of leadership effectiveness”. Menggambarkan situasi yang menguntungkan dengan tiga dimensi empiric:

▼ Hubungan pimpinan anggota

▼ Tingkat dan Struktur tugas

▼ Posisi kekuasaan

d.      Teori Path-Goal

Teori ini menganalisa  pengaruh kepemimpinan terutama perilaku terhadap motivasi bawahan, kepuasaan dan pelaksanaan kerja. Empat tipe gaya perilaku pemimpin menurut teori ini:

♥ Kepemimpinan Direktif

♥ Kepemimpinan Suportif

♥ Kepemimpinan Partisipatif

♥ Kepemimpinan Orenteasi prestasi

Gaya kepemimpinan adalah suatu cara pemimpin untuk mempengaruhi bawahannya. Ada 3 macam gaya kepemimpinan yang berbeda:

a.      Otokrasi,mempunyai ciri-ciri:

·         Kebijjaksanaan dilakukan oleh pemimpin

·         Teknik dan langkah di dikte oleh atasan

·         Pemimpin biasanya mendikte tugas setiap anggotanya.

·         Pemimpin cenderung menjadi pribaddi dalam pujian dan kecamannya terhadap setiap anggota

b.      Demokratis, mempunyai ciri-ciri:

·         Semua kebijaksanaan terjadi pada kelompok diskusi dan keputusan diambil dengan dorongan dan bantuan dari pimpinan.

·         Kegiatan-kegiatan didiskusikan langkah-langkah umum untuk tujuan kelompok dibuat, dan bila dibutuhkan untuk petunjuk-petunjuk teknis pemimpin mengarahkan dua atau alternative prosedur yang dapat dipilih.

·         Para anggota bebas bekerja dengan siapa saja yang mereka pilih dan pembagian tugas ditentukan oleh kelompok

·         Pemimpin adalah obyektif atau “fact minded”.

c.       Laissez Faire, mempunyai cirri-ciri:

·         Kebebasan penuh bagi keputusan kelompok atau individu dengan partisipasi minimal dari pimpinan.

·         Bahan-bahan yang bermacam-macam disediakan oleh pimpinan yang membuat orang selalu siap bila dia akan memberikan informasi pada saat ditanya.

·         Sama sekali tidak ada partisipasi dari pimpinan dalam penentuan tugas

·         Kadang-kadang memberi komentar spontan terhadap kegiatan anggota.

William J. Redden adalah seorang professor dan konsultan Canada membagi dua gaya kepemimpinan. Masing-masing adalah:

a.      Gaya-gaya Efektif:

·         Eksekutif

·         Pembangun

·         Otokrat penuh kebajikan

·         Birokrat

b.      Gaya-gaya tidak efektif

·         Kompromis

·         Misioner

·         Otokrat

·         Pelarian

Rensis Likert dengan melibatkan kaum Michigan  membagi empat system atau gaya dasar kepemimpinan organisasional:

a.      Otokrat Eksploratif

Manajer mengambil semua keputusan yang berkaitan dengan pekerjaan dan memerintahkan serta mengekplorasi bawahan dalam pelaksanaan

b.      Otokrat penuh kebajikan

Manajer tetap menentukan perintah-perintah kerja tapi bawahan diberi keleluasaan dalam pelaksanaan

c.       Partisipatif

Manajer menggunakan gaya konsultatif yaitu meminta masukan dari bawahan tapi tetap menahan hak untuk membuat keputusan.

d.      Demokratik

Manajer memberikan berbagi pengarahan  pada bawahan tapi juga memberikan partisipasi total  dan keputusan dibuat bersama-sama dengan keputusan suara mayoritas.

MACAM-MACAM ORGANISASI & SKEMA ORGANISASI

Berdasarkan proses pembentukanya:

• Organisasi Formal

Organisasi yang dibentuk secara sadar dan dengan tujuan-tujuan tertentu diatur dengan ketentuan-ketentuan formal baik dalam anggaran dasar maupun anggaran rumah tangga, kegiatan atau hubungan yang terjadi adalah hubungan jabatan sebagaimana diatur dalam ketentuan tertulis

• Organisasi Informal

Terbentuk tanpa disadari sepenuhnya, tujuan tidak jelas, anggaran dasar serta anggaran rumah tangga tidak ada, hubungan terjalin secara pribadi

Berdasarkan Kaitan Hubungan dengan Pemerintah:

·         Organisasi Resmi, Organisasi yang di bentuk dengan pemerintah dan atau harus terdaftar dalam lembaran Negara.

·         Organisasi Tidak Resmi, Organisasi yang tidak ada hubunganya dengan pemerintah dan atau tidak terdaftar dalam lembaran Negara

Berdasarkan Skalanya:

1. Organisasi besar
2. Organisasi sedang
3. Organisasi kecil

Berdasarkan tujuannya:

·         Organisasi Sosial, Organisasi yang tujuan utamanya memberikan pelayanan kepada masyarakat tanpa memperhitungkan untung rugi

·         Organisasi Perusahaan, Organisasi yang didirikan dengan tujuan komersil atau mencari keuntungan

Berdasarkan bagan organisasi:

1. Segitiga Vertikal
2. Segitiga Horosontal
3. Kerucut Vertikal Horisontal
4. Lingkaran
5. Setengah lingkaran
6. Oval

Berdasarkan Tipe atau bentuknya:

Dalam perkembangan untuk saat ini pada pokoknya ada 6 bentuk organisasi yang perlu diperhatikan. Bentuk organisasi tersebut adalah:

1. ORGANISASI LINI (LINE ORGANIZATION)

Diciptakan oleh Henry Fayol, Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-jabatan yang terendah, antara eselon satu dengan eselon yang lain masing-masing dihubungkan dengan garis wewenang atau komando. Organisasi ini sering disebut dengan organisasi militer. Organisasi Lini hanya tepat dipakai dalam organisasi kecil. Contohnya; Perbengkelan, Kedai Nasi, Warteg, Rukun tetangga

Ciri-ciri:

¨      Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung dengan satu garis wewenang

¨      Jumlah karyawan sedikit

¨      Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi

¨      Belum terdapat spesialisasi

¨      Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang & tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan

2. ORGANISASI LINI DAN STAF (LINE AND STAFF ORG)

Merupakan kombinasi dari organisasi lini, asaz komando dipertahankan tetapi dalam kelancaran tugas pemimpin dibantu oleh para staff, dimana staff berperan memberi masukan, bantuan pikiranm saran-saran, data informasi yang dibutuhkan:

Ciri-ciri:

§      Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung

§      Pucuk pimpinan hanya satu orang dibantu staff

§      Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff

§      Jumlah karyawan banyak

§      Organisasi besar, bersifat komplek

§      Adanya spesialisasi

3. ORGANISASI FUNGSIONAL (FUNCTIONAL ORG)

Diciptakan oleh Frederick W. Taylor, Organisasi ini disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan, masalah pembagian kerja merupakan masalah yang menjadi perhatian yang sungguh-sungguh.

Ciri-ciri:

©      Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan

©      Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan

©      Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis

©      Target-target jelas dan pasti

©      Pengawasan ketat

©      Penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi

4. ORGANISASI LINI & FUNGSIONAL  (LINE & FUNCTIONAL ORG)

Suatu bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada perkepala unit dibawahnya  dalam bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi tadi masih melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional  yang melaksanakan bidang pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit terdahulu tanpa memandang eselon atau tingkatan.

Ciri-ciri:

ª            Tidak tampak adanya perbedaan tugas-tugas pokok dan tugas-tugas yang bersifat bantuan.

ª            Terdapat spesialisasi yang maksimal

ª            Tidak ditonjolkan perbedaan tingkatan dalam pemabagian kerja

5. ORGANISASI LINI, FUNGSIONAL DAN STAF (LINE, FUNCTIONAL AND STAFF ORG)

Organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari organisasi berbentuk lini dan fungsional.

Ciri-ciri:

©      Organisasi besar dan kadang sangat ruwet

©      Jumlah karyawan banyak.

©      Mempunyai 3 unsur karyawan pokok:

˜    Karyawan dengan tugas pokok (line personal)

˜    Karyawan dengan tugas bantuan (staff personal)

˜    Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional group)

6. ORGANISASI KOMITE (COMMITE ORG)

Suatu organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu lainnya dilaksakan secara kolektif.

Ciri-ciri:

Ž  Adanya dewan dimana anggota bertindak secara kolektif

Ž  Adanya hak, wewenang dan tanggung jawab sama dari masing-masing anggota dewan.

Ž  Asas musyawarah sangat ditonjolkan

Ž  Organisasinya besar & Struktur tidak sederhana

Ž  Biasannya bergerak dibidang perbankan, asuransi, niaga.

2.   SKEMA ORGANISASI

Skema atau bagan organisasi adalah suatu lukisan yang dimaksudkan untuk menggambarkan susunan organisasi baik mengenai fungsi, bidang, tingkatan maupun rentang kendalinya.

Macam-macam Skema Organisasi:

ö  Berdasarkan teknik atau cara membuatnya:

Ž  Skema organisasi Tegak Lurus dari atas kebawah

Ž  Skema organisasi Mendatar dari kiri kekanan

Ž  Skema organisasi gabungan Tegak Lurus dan Mendatar

Ž  Skema Organisasi Lingkaran

Ž  Skema Organisasi Gambar

ö  Berdasarkan isi atau fungsi didalamnya:

Ž  Skema Organisasi Fungsional:

Menjelaskan tentang letak dari fungsi-fungsi tugas  dalam hubungannya dengan fungsi-funsi yang lain.

Ž  Skema Organisasi Jabatan

                     Menjelaskan tentang garis wewenang yang harus dianut sesuai dengan jabatan masing-masing.

Ž  Skema Organisasi Nama

Menjelaskan tentang garis wewenang yang harus dianut sesuai dengan nama-nama para pejabat yang bersangkutan.

Ž  Skema Organisasi Nama dan Jabatan

Menggabungkan antara masing-masing jabatan dengan masing-masing nama para pejabat dalam suatu organisasi.

Ž  Skema Organisasi Struktur

                            Menjelaskan tingkatan jenjang antara unit-unit dalam organisasi tersebut.

EFISIENSI

1.  EFISIENSI

Seperti telah dibahas pada bab-bab sebelumnya tujuan akhir dari adanya O&M adalah bagaimana tercipta efisiensi yang berarti pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen berjalan lancar sesuai dengan harapan, oleh sebab itu kita perlu mengetahui apa yang dimaksud dengan efisiensi itu sendiri.

Efisiensi adalah Perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh (output) dengan kegiatan yang dilakukan dalam penggunaan sumber-sumber & waktu (input).

 

 

Efesiensi merupakan syarat atau ukuran pelaksanaan kerja yang paling tepat sehingga O&M sebagai bantuan teknis dan praktis dalam pelaksanaan fungsi manajemen bisa berjalan lancar yaitu pemaksimalan manfaat sumber-sumber yang dimiliki.

Syarat-syarat tercapainya efesiensi:

•       Berhasil guna (efektif)

Kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat dalam arti target tercapai sesuai waktu yang ditetapkan tanpa mengabaikan kualitas

•  Ekonomis

Dalam usaha pencapaian efektif maka biaya, tenaga kerja, material, peralatan, waktu, ruangan dan lain-lain telah digunakan dengan tepat sesuai dengan perencanaan sehingga tidak terjadi pemborosan, penyelewengan dan korupsi

•     Pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan

Untuk membuktikan bahwa dalam pelaksanaan kerja benar-benar di buat se objektif mungkin, mencerminkan fakta sesusungguhnya, dengan membuat report-report sebagai bukti pengeluaran pengeluaran yang telah dilakukan.

•    Pembagian kerja yang nyata

Dalam pembagian kerja harus didasarkan pada kemampuan masing-masing individu yaitu benar-benar berdasarkan beban kerja, ukuran kemampuan kerja dan waktu yang tersedia

•       Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab

Antara wewenang dan tanggung jawab harus terjadi keseimbangan, jangan sampai wewenang lebih besar atau sebaliknya

•       Prosedur kerja yang praktis

Untuk menegaskan bahwa O&M merupakan kegiatan praktis, maka target efektif dan ekonomis, pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan serta pelayanan kerja yang memuaskanharuslah merupakan kegiatan-kegiatan operasional yang dapat dilaksanakan dengan lancer dan tidak hanya berhenti sebagai konsep-konsep teoritis di atas kertas saja O&M menunjukan kegiatan ilmiah dan praktis yang urutan tahap demi tahap mencerminkan asal pekerjaan, kemana akan diteruskan dan kapan selesainya.

Cara Meningkatkan efesiensi:

•    Pelaksanaan fungsi manajemen dengan tepat
•  Pemanfaatan sumber-sumber dengan tepat pula 
•    Pelaksanaan fungsi-fungsi organisasi sebagai alat mencapai tujuan 
• Pengarahan & Dinamika organisasi untuk pengembangan & kemajuan yang berkesinambungan.

2.  RUANG LINGKUP O&M

Seperti telah dijelaskan pada Bab-1 bahwa fungsi O&M adalah unit staf atau sebagai pelayan bagi manajer & administrasi dalam melaksanakan fungsi manajemennya yaitu membantu secara teknis dan praktis dalam pelaksanaan teori O&M secara tepat.

Kegiatan-kegiatan yang termasuk ruang lingkup atau scope dalam O&M adalah:

• Anailisis organisasi
•   Komunikasi dalam organisasi
•       Tata kerja, prosedur dan system kerja
•        Pentingnya filling 
•         Penyimpanan data & dokumen
•        Formulir
•        Pendayagunaan mesin kantor & peralatan 
•         Penyusunan tata ruang & perencanaannya
•        Penulisan laporan
•        Penyusunan buku pedoman kerja
•        Penyusunan Anggaran belanja 
•        Analisis kepegawaian

TEORI ORGANISASI

TEORI ORGANISASI

Manusia adalah mahluk social yang cinderung untuk hidup bermasyarakat serta mengatur dan mengorganisasi kegiatannya dalam mencapai sautu tujuan tetapi karena keterbatasan kemampuan menyebabkan mereka tidak mampu mewujudkan tujuan tanpa adanya kerjasama. Hal tersebut yang mendasari manusia untuk hidup dalam berorganisasi.

Beberapa definisi tentang Organisasi:

Menurut ERNEST DALE:

Organisasi adalah suatu proses perencanaan yang meliputi penyusunan, pengembangan, dan pemeliharaan suatu struktur atau pola hubunngan kerja dari orang-orang dalam suatu kerja kelompok.

Menurut CYRIL SOFFER:

Organisasi adalah perserikatan orang-orang yang masing-masing diberi peran tertentu dalam suatu system kerja dan pembagian dalam mana pekerjaan itu diperinci menjadi tugas-tugas, dibagikan kemudian digabung lagi dalam beberapa bentuk hasil.

Menurut KAST & ROSENZWEIG:

Organisasi adalah sub system teknik, sub system structural, sub system pshikososial dan sub system manajerial dari lingkungan yang lebih luas dimana ada kumpulan orang-orang berorenteasi pada tujuan.

Definisi UMUM:

“Kelompok orang yang secara bersama-sama ingin mencapai tujuan”

CIRI-CIRI ORGANISASI:

§ Lembaga social yang terdiri atas kumpulan orang dengan berbagai pola interaksi yang ditetapkan.

§ Dikembangkan untuk mencapai tujuan

§ Secara sadar dikoordinasi dan dengan sengaja disusun

§ Instrumen social yang mempunyai batasan yang secara relatif dapat diidentifikasi.

Dubawah ini merupakan bagan tentang perkembangan teori organisasi:

1. TEORI ORGANISASI KLASIK

Teori ini biasa disebut dengan “teori tradisional” atau disebut juga “teori mesin”. Berkembang mulai 1800-an (abad 19). Dalam teori ini organisasi digambarkan sebuah lembaga yang tersentralisasi dan tugas-tugasnnya terspesialisasi serta memberikan petunjuk mekanistik structural yang kaku tidak mengandung kreatifitas.

Dalam teori ini organisasi digambarkan seperti toet piano dimana masing-masing nada mempunyai spesialisasi (do.. re.. mi.. fa.. so.. la.. si..) dimana apabila tiap nada dirangkai maka akan tercipta lagu yang indah begitu juga dengan organisasi.

Dikatakan teori mesin karena organisasi ini menganggab manusia bagaikan sebuah onderdil yang setiap saat bisa dipasang dan digonta-ganti sesuai kehendak pemimpin.

Defisi Organisasi menurut Teori Klasik:

Organisasi merupakan struktur hubungan, kekuasaan-kejuasaan, tujuan-tujuan, peranan-peranan, kegiatan-kegiatan, komunikasi dan factor-faktor lain apabila orang bekerja sama.

Teori Organisasi klasik sepenuhnya menguraikan anatomi organisasi formal. Empat unsure pokok yang selalu muncul dalam organisasi formal:

a. Sistem kegiatan yang terkoordinasi

b. Kelompok orang

c. Kerjasama

d. Kekuasaan & Kepemimpinan

Sedangkan menurut penganut teori klasik suatu organisasi tergantung pada empat kondisi pokok: Kekuasaan) Saling melayani) Doktrin) Disiplin)

Sedangkan yang dijadikan tiang dasar penting dalam organisasi formal adalah:

a. Pembagian kerja (untuk koordinasi)

b. Proses Skalar & Fungsional (proses pertumbuhan vertical dan horizontal)

c. Struktur (hubungan antar kegiatan)

d. Rentang kendali (berapa banyak atasan bisa mengendalikan bawahan).

TEORI ADMINISTRASI

Teori ini dikembangkan oleh Henry Fayol, Lyndall Urwick dari Eropa dan James D. Mooney, Allen Reily dari Amerika.

HENRY FAYOL (1841-1925): Seorang industrialis asal Perancis tahun 1916 menulis sebuah buku “Admistration industrtrielle et Generale” diterjemahkan dalam bahasa inggris 1926 dan baru dipublikasikan di amerika 1940.

14 Kaidah manjemen menurut Fayol yang menjadi dasar teori administrasi:

ª Pembagian kerja

ª Wewenang & tanggung jawab

ª Disiplin

ª Kesatuan perintah

ª Kesatuan pengarahan

ª Mendahulukan kepentingan umum

ª Balas jasa

ª Sentralisasi

ª Rantai Skalar

ª Aturan

ª Keadilan

ª Kelanggengan personalia

ª Inisiatif

ª Semangat korps

Fayol membagi kegiatan industri menjadi 6 kelompok:

§ Kegiatan Teknikal (Produksi, Manufaktur, Adaptasi)

§ Kegiatan Komersil (Pembelian, Penjualan, Pertukaran)

§ Kegiatan Financial (penggunaan optimum modal)

§ Kegiatan Keamanan

§ Kegiatan Akuntansi

§ Kegiatan Manajerial atau “FAYOL’s FUNCTIONALISM” yaitu:

a. Perencanaan

b. Pengorganisasian

c. Pemberian perintah

d. Pengkoordinasian

e. Pengawasan

JAMES D. MOONEY & ALLEN REILLY :1931) Menerbitkan sebuah buku “ONWARD INDUSTRY” inti dari pendapat mereka adalah “koordinasi merupakan factor terpenting dalam perencanaan organisasi”. Tiga prinsip yang harus diterapkan dalam sebuah organisasi menurut mereka adalah:

a. Prinsip Koordinasi

b. Prinsip Skalar & Hirarkis

c. Prinsip Fungsional

MANAJEMEN ILMIAH

Dikembangkan tahun 1900 oleh FREDERICK WINSLOW TAYLOR). Definisi Manajemen Ilmiah:

“Penerapan metode ilmiah pada studi, analisa dan pemecahan masalah organisasi” atau “Seperangkat mekanisme untuk meningkatkan efesiensi kerja”.

F.W. TAYLOR menuangkan ide dalam tiga makalah: “Shop Management”, “The Principle Oif Scientific Management” dan “Testimony before the Special House Comitte”. Dari tiga makalah tersebut lahir sebuah buku “Scientific Management”.

Berkat jasa-jasa yang sampai sekarang konsepnya masih dipergunakan pada praktek manajemen modern maka F.W. TAYLOR dijuluki sebagai “BAPAK MANAJEMEN ILMIAH”.

Empat kaidah Manajemen menurut Frederick W. Taylor:

a. Menggantikan metode kerja dalam praktek dengan metode atas dasar ilmu pengetahuan.

b. Mengadakan seleksi, latihan dan pengembangan karyawan

c. Pengembangan ilmu tentang kerja, seleksi, latihan dan pengembangan secara ilmiah perlu intregasikan.

d. Perlu dikembangkan semangat dan mental karyawan untuk mencapai manfaat manajemen ilmiah

2. TEORI NEOKLASIK

Aliran yang berikutnya muncul adalah aliran Neoklasik disebut juga dengan “Teori Hubungan manusiawi”. Teori ini muncul akibat ketidakpuasan dengan teori klasik dan teori merupakan penyempurnaan teori klasik. Teori ini menekankan pada “pentingnya aspek psikologis dan social karyawan sebagai individu ataupun kelompok kerja”.

HUGO MUNSTERBERG

Salah tokoh neoklasik pencetus “Psikologi Industri”. Hugo menulis sebuah buku “Psychology and Industrial Effeciency” tahun 1913. Buku tersebut merupakan jembatan antara manajemen ilmiah dan neoklasik. Inti dari pandangan Hugo adalah menekankan adanya perbedaan karekteristik individu dalam organisasi dan mengingatkan adannya pengaruh factor social dan budaya terhadap organisasi.

Munculnya teori neoklasik diawali dengan inspirasi percobaan yang dilakukan di Pabrik Howthorne tahun 1924 milik perusahaan Western Elektric di Cicero yang disponsori oleh Lembaga Riset Nasional Amerika. Percobaan yang dilakukan ELTON MAYO seorang riset dari Western Electric menyimpulkan bahwa pentingnya memperhatikan insentif upah dan Kondisi kerja karyawan dipandang sebagai factor penting peningkatan produktifitas.

Dalam pembagian kerja Neoklasik memandang perlunya:

a. Partisipasi

b. Perluasan kerja

c. Manajemen bottom_up

3. TEORI MODERN

Teori ini muncul pada tahun 1950 sebagai akibat ketidakpuasan dua teori sebelumnya yaitu klasik dan neoklasik. Teori Modern sering disebut dengan teori “Analiasa Sistem” atau “Teori Terbuka” yang memadukan antara teori klasik dan neokalsi. Teori Organisasi Modern melihat bahwa semua unsure organisasi sebagai satu kesatuan yang saling bergantung dan tidak bisa dipisahkan. Organisasi bukan system tertutup yang berkaitan dengan lingkungan yang stabil akan tetapi organisasi merupakan system terbuka yang berkaitan dengan lingkunngan dan apabila ingin survivel atau dapat bertahan hidup maka ia harus bisa beradaptasi dengan lingkungan.

TEORI MODERN vs TEORI KLASIK

a. Teori Klasik memusatkan pandangan pada analisa dan deskripsi organisasi sedangkan Teori Modern menekankan pada perpaduan & perancangan sehingga terlihat lebih menyeluruh.

b. Teori Klasik membicarakan konsep koordinasi, scalar, dan vertical sedangkan Teori Modern lebih dinamis, sangat komplek, multilevel, multidimensi dan banyak variable yang dipertimbangkan.

tugas ke-3 "TEORI ORGANISASi"

Soal:

1. Sebutkan gaya kepemimpinan yang saudara ketahui
2. Sebutkan manfaat dari organisasi informal
3. Sebutkan beberapa jenis bagan struktur organisasi
Jelaskan perbedaan dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja


Jawaban :
1.Pada dasarnya di dalam setiap gaya kepemimpinan terdapat 2 unsur utama, yaitu unsur pengarahan (directive behavior) dan unsur bantuan (supporting behavior). Dari dua unsur tersebut gaya kepemimpinan dapat dikelompokkan menjadi 4 kelompok, yaitu otokrasi (directing), pembinaan (coaching), demokrasi (supporting), dan kendali bebas (delegating

a. Gaya Kepemimpinan Otoriter / Authoritarian
Adalah gaya pemimpin yang memusatkan segala keputusan dan kebijakan yang diambil dari dirinya sendiri secara penuh. Segala pembagian tugas dan tanggung jawab dipegang oleh si pemimpin yang otoriter tersebut, sedangkan para bawahan hanya melaksanakan tugas yang telah diberikan.

b.Gaya Kepemimpinan Demokratis / Democratic
Gaya kepemimpinan demokratis adalah gaya pemimpin yang memberikan wewenang secara luas kepada para bawahan. Setiap ada permasalahan selalu mengikutsertakan bawahan sebagai suatu tim yang utuh. Dalam gaya kepemimpinan demokratis pemimpin memberikan banyak informasi tentang tugas serta tanggung jawab para bawahannya.

c.Gaya Kepemimpinan Bebas / Laissez Faire
Pemimpin jenis ini hanya terlibat delam kuantitas yang kecil di mana para bawahannya yang secara aktif menentukan tujuan dan penyelesaian masalah yang dihadapi.

2. manfaat organisasi informal adalah :
#. Sebagai pendukung tujuan organisasi
#. Sebagai alat komunikasi tambahan
#. Sebagai alat pemuas kebutuhan sosial
#. Dapat membantu manajer yang kurang mampu



4. Pembagian departemen atau unit pada struktur organisasi dapat dibagi menjadi 3 (tiga) macam :
1. Departementalisasi Menurut Fungsi
Pada pembagian ini orang yang memiliki fungsi yang terikat dikelompokkan menjadi satu. Umum terjadi pada organisasi kecil dengan sumber daya terbatas dengan produksi lini produk yang tidak banyak. Biasanya dibagi dalam bagian keuangan, pemasaran, umum, produksi, dan lain sebagainya.
2. Departementalisasi Menurut Produk / Pasar
Pada jenis departementalisasi ini orang-orang atau sumber daya yang ada dibagi ke dalam departementalisasi menurut fungsi serta dibagi juga ke dalam tiap-tiap lini produk, wilayah geografis, menurut jenis konsumen, dan lain sebagainya.
3. Departementalisasi Organisasi Matrix / Matriks
Bentut organisasi matriks marupakan gabungan dari departementalisasi menurut fungsional dan departementalisasi menurut proyek. Seorang pegawai dapat memiliki dua posisi baik secara fungsi maupun proyek sehingga otomatis akan memiliki dua atasan / komando ganda. Proyek biasanya diadakan secara tidak menentu dan sifatnya tidak tetap.

- Tata kerja
merupakan cara pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau
bias mencapai tingkat efisien yang maksimal.

- Prosedur kerja
merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu
pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana,
kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang
harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.

- Sistem Kerja
merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi
satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan
suatu pekerjaan.

tugas ke2 "efisiensi"

1. Jelaskan Ruang lingkup ORMET !

2. Megapa uang bisa dijadikan sebagai motivasi dalam bekerja ?

3. Apa penyebab timbulnya organisasi informal ?

4. Apa yang dimaksud dengan ‘ Jendela Johari’ ?

~JAWAB~

1. Ruang lingkup Organisasi & Metode adalah menyangkut bidang-bidang khusus dari organisasi dan manajemen yang detail dan luas scopenya.
* Pentingnya filling
* Penyimpanan data & dokumen
* Pendayagunaan mesin kantor & peralatan
* Penyusunan tata ruang & perencanaannya
* Penulisan laporan
* Penyusunan buku pedoman kerja
* Penyusunan Anggaran belanja
* Analisis kepegawaian

* Pentingnya penyederhanaan kerja

* Organisai unit O & M

* Kesimpulan akhir

2. Karena pada umumnya pada masyarakat kebanyakan memerlukan uang untuk memenuhi kelangsungan hidupnya, apalagi semakin majunya zaman kebutuhan ekonomi pun semakin meningkat, untuk memperoleh uang kita harus bekerja keras.

Banyak hal yang dapat kita lakukan dalam mendapatkan uang, salah satunya :

1. bekerja di perkantoran
2. menjadi buruh pabrik
3. security
4. berdagang, dll.

3. Ada banyak alasan kenapa bisa muncul dan berkembang organisasi informal seperti:

* Pada dasarnya individu memiliki kebutuhan untuk mendapat kepuasan dalam berafiliasi dengan orang-orang di lingkungannya
* Jika dalam organisasi formal kebutuhan tersebut kurang dapat dipenuhi, maka ia akan mencari sumber lain untuk memenuhi kebutuhannya. Itulah organisasi informal.
* Munculnya biasanya dikarenakan adanya sekelompok orang yang memiliki kebutuhan yang sama

4. Jendela Johari pada dasarnya menggambarkan tingkat saling pengertian antarorang yang berinteraksi, diperkenalkan oleh Joseph Luth dan Harry Ingram (karenanya disebut Johari). Jendela Johari (Johari Window) adalah konsep komunikasi yang diperkenalkan oleh Joseph Luth dan Harry Ingram (karenanya disebut Johari). Jendela Johari pada dasarnya menggambarkan tingkat saling pengertian antarorang yang berinteraksi.